Maventa-tilillä voit määrittää voiko lasku lähteä sähköpostitse ja millä tavalla lähetys tapahtuu. Sähköpostilaskut voidaan lähettää PDF-liitteellä, latauslinkillä tai hyväksy/hylkää-valinnalla. Sähköpostiasetuksia voit muuttaa kohdassa Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen lähettäminen > Sähköposti:

Lähetä liitteiden kanssa

Tällä valinnalla kaikkiin sähköpostilaskuihin liitetään laskukuva PDF-muodossa sekä mahdolliset muut liitteet. Huomioithan, että sähköpostiin liitettyjen tiedostojen yhteenlaskettu koko tulee olla alle 5 megatavua. Jos laskukuva tai liitteet ovat suurempia, pyydetään vastaanottajaa noutamaan liitteet Maventan esilläpitopalvelusta viestissä olevan linkin kautta. Lähettäjä ei saa ilmoitusta sähköpostilaskun toimituksesta eikä toimituksen epäonnistumisesta, jos vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai vastaanottajan sähköposti on merkannut sähköpostin roskapostiksi.

Tätä tapaa on hyvä käyttää mikäli vastaanottajan järjestelmä (esim. skannauspalvelu) vaatii, että sähköpostilaskuissa on mukana PDF-liite.

Huomiothan, että PDF-liitteellä lähetettävät sähköpostit sisältävät aina PDF-liitteen lisäksi myös linkin esilläpitopalveluun, jonka kautta laskun kuvan sekä liitteet voi ladata. Tämä on siitä syystä, että jotkin sähköpostipalvelimet saattaa estää liitteiden toimituksen sellaisenaan.

Lähetä yhdistettyjen PDF-tiedostojen kanssa

Tämän vaihtoehdon valitseminen tarkoittaa, että kaikki laskusähköpostiviestit sisältävät PDF-kuvan ja muut laskun liitteet. Kaikki PDF-liitteet ja laskun kuva yhdistetään yhdeksi tiedostoksi. Tästä voi olla apua lähetettäessä skannauspalveluihin. Jos liitteiden kokonaiskoko on yli 5 megatavua, vastaanottajaa kehotetaan lataamaan sähköpostissa olevan linkin kautta. 

HUOM! Mukana on aina myös latauslinkki, koska liitteiden näyttämisessä saattaa ilmetä odottamattomia ongelmia ja näin varmistamme, että vastaanottaja saa aina liitteet.

Suomessa virtuaalinen viivakoodi lisätään myös sähköpostin runkoon lähetettäessä kuvaliitteenä olevaa laskua.

Lähetä sähköpostilaskut linkillä

Huom! Tämä valinta on käytössä oletusasetuksena suurimmalla osalla asiakkaistamme.

Tämä valinta tarkoittaa, että sähköpostilasku sisältää linkin ja salasanan, jolla vastaanottaja pääsee lataamaan laskun Maventan palvelusta sen sijaan, että sähköpostiviestissä olisi PDF-liite. Kun vastaanottaja klikkaa linkkiä ja avaa laskun salasanalla, lähettäjä saa ilmoituksen sähköpostiinsa. Lasku ei mene virhe-tilaan, jos vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai, jos vastaanottajan sähköposti on merkannut sähköpostin roskapostiksi.

Mikäli Maventa-tilillä on päällä muistutusviestit sähköpostilaskujen vastaanottajalle (Yrityksen asetukset > Laskujen lähettäminen > Sähköposti > Muistutukset), muistutukset eivät lopu ennen kuin asiakas käy lataamassa laskun linkin takaa. 

HUOM! Linkki esilläpitopalveluun on voimassa 90 päivää, jonka jälkeen laskun vastaanottajaa ohjeistetaan olemaan yhteydessä laskuttajaan.

Lähetä sähköpostilaskut hyväksy/hylkää-valinnalla

Tällä valinnalla vastaanottajan täytyy hyväksyä lasku nähdäkseen laskun maksutiedot. Vastaanottaja voi myös hylätä laskun ja jättää viestin laskun hylkäämisen syystä laskun lähettäjälle. Kun laskun tila muuttuu esimerkiksi vastaanottajan hyväksyessä laskun, lähettäjä saa tästä sähköposti-ilmoituksen ja vastaavasti laskun tila Maventa-tilillä päivittyy.

Mikäli Maventa-tilillä on päällä muistutusviestit sähköpostilaskujen vastaanottajalle (Yrityksen asetukset -> Laskujen lähettäminen > Sähköposti > Muistutukset), muistutukset eivät lopu ennen kuin asiakas klikkaa toisen vaihtoehdoista laskulla.

HUOM! Linkki esilläpitopalveluun on voimassa 90 päivää, jonka jälkeen laskun vastaanottajaa ohjeistetaan olemaan yhteydessä laskuttajaan.

Muistutukset

Tällä valinnalla voit asettaa automaattisten muistutuksen sähköpostilaskulle ja määrittää, kuinka usein  laskusta lähetetään, jos laskua ei ole hyväksytty/hylätty tai laskulinkkiä ei ole avattu eräpäivän jälkeen. Muistutukset eivät ole käytössä, mikäli laskut lähetetään PDF-liitteellä.

Sähköpostin otsikkokuva

Voit lisätä otsikkokuvan sähköpostilaskun viestiosaan asetuksista Lataa-painikkeella.

Otsikkokuva on kuva, joka näkyy sähköpostin yläosassa ja sitä käytetään räätälöintitarkoituksiin.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.