Maventa toimii verkkolaskuoperaattorina, eli se välittää laskuja toimittajalta laskun vastaanottajalle sähköisesti. Maventa kautta on mahdollista lähettää verkko-, sähköposti- sekä paperilaskuja vastaanottajan ilmoittamien laskutustietojen mukaisesti.

Maventa ei itsessään toimi talousohjelmistona, mutta on yhdistettävissä sellaiseen.Täältä löydät listauksen kaikista ohjelmistoista, joilla on integraatio, eli ovat suoraan yhdistettävissä Maventan kanssa.

Mikäli käyttämäsi ohjelmisto ei löydy listauksesta, lue ihmeessä lisää mahdollisuuksistasi kuitenkin käyttää Maventaa täältä.

Maventa-tiliä voi käyttää myös ilman yhdistettävää talousohjelmistoa, jos haluat vastaanottaa laskuja Maventaan ja hakea ne sieltä manuaalisesti käsittelyysi. Maventassa ei itsessään voi luoda laskuja sillä se toimii operaattorina, mutta sieltä voi lähettää jossain toisessa ohjelmassa luotuja, standardin täyttäviä, XML-verkkolaskuja eteenpäin.

Maventa-tilin rekisteröinnistä löydät tarkat ohjeistuksettukiportaalistamme täältä.

Löydät käyttäjätunnuksesi API-avaimen (käyttäjän tunnistetieto) sekä yrityksen UUID:n (yrityksen tunnistetieto) kirjautumalla yrityksen Maventa-tilille ja valitsemalla yläpalkista Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot.

Käyttäjän API-avaimella ja yrityksen UUID-tunnisteella yhdistetään usein Maventa ja laskuohjelmisto toisiinsa. Voit tarvittaessa kysyä ohjelmistosi tuelta tarkempia ohjeita siitä, mihin avaimet syötetään. Yrityksen UUID on tarpeellinen ainoastaan, jos sinulla on käyttöoikeus useampaan yritykseen samalla käyttäjätunnuksella.

Voiko useampi käyttäjä käyttää samaa API-avainta?

Kyllä voi, useissa yrityksissä toimitaan juuri tällä tavoin. Käyttäjillä on toki omat käyttäjätunnukset sekä salasanat. Huom! Jos käytetään yhtä API-avainta, kaikki laskut lähtevät kyseisen avaimen haltijan ”nimissä” ja näkyvät Maventan palvelussa vain kyseiselle käyttäjälle ja admin-tason käyttäjille.

Täältä löydät selitykset koskien verkkolaskutuksen nimityksiä.

• Mikä on OVT-tunnus ja mitä sillä tehdään?
• Mikä on verkkolaskuoperaattori?
• Mikä on verkkolaskuosoite?

Mikä on OVT-tunnus ja mitä sillä tehdään?

OVT-tunnus on vastaanottajan identifoiva osa verkkolaskuosoitetta, jonka perusteella laskut ohjataan juuri kyseiselle vastaanottajalle. Verkkolaskuosoitteen toinen osa on operaattoritunnus, jonka perusteella lasku ohjataan oikealle laskuvälittäjälle. Esimerkiksi Maventan käyttäjillä operaattoritunnus on 003721291126.
OVT-tunnus koostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 + yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa (8 merkkiä), sekä mahdollisesta tarkenteesta (enintään 5 merkkiä).Siten OVT-tunnuksen pituus on 12–17 merkkiä. Voit hakea vastaanottajien OVT-tunnuksia julkisesta verkkolaskuosoitteistosta.

OVT-tunnus luodaan automaattisesti ja se löytyy Maventa-käyttöliittymästä kohdasta Asetukset-> Laskuasetukset -> Laskujen vastaanotto. OVT-tunnuksen avulla tunnistetaan laskun lähettäjä ja vastaanottaja.

Jos yritykselläsi ei ole vielä käytössä verkkolaskutusta ja OVT-tunnusta, saat ne helposti käyttöön rekisteröimällä ilmaisen Maventa-tilin täältä.

Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori on sähköisen laskun välittäjä ja se taho, joka ottaa vastaan laskutusohjelmassa luodut laskut ja välittää ne edelleen vastaanottajalle. Verkkolaskuoperaattori on ikään kuin verkkolaskutuksesi postitoimisto, joka lähettää ja ottaa vastaan verkkolaskut puolestasi.

Voit käydä hakemassa verkkolaskuoperaattorillesi saapuneet laskut taloushallinto-ohjelmaasi käsiteltäväksi samaan tapaan, kuin postitoimistosta voi hakea yrityksen postilokeroon tulleet laskut. Verkkolaskupalveluita tarjoavat paitsi siihen erikoistuneet verkkolaskuoperaattorit, myös kaikki suomalaiset pankit. Pankkien muodostamaa verkkolaskuverkkoa kutsutaan yleisesti pankkiverkoksi.

Operaattoritunnus on osa verkkolaskuosoitetta ja sen perusteella lasku ohjataan oikealle verkkolaskuoperaattorille.

Mikä on verkkolaskuosoite?

Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jonka avulla verkkolaskut välitetään. Se on verkkolaskun osoite siinä missä postiosoite on perinteisen paperilaskun osoite. Asiakkaan verkkolaskuosoitteen voi tarkistaa verkkolaskuosoitteistosta. Usein verkkolaskuosoitteella tarkoitetaan samaa kuin OVT-tunnuksella, joskin laajassa määritelmässään verkkolaskuosoite kattaa sekä OVT-tunnuksen että operaattoritunnuksen.

Verkkolaskulla tarkoitetaan sähköistä laskusanomaa (yleensä XML-muodossa lähetettyä laskua). Verkkolaskua tukeva ostoreskontrajärjestelmä kykenee vastaanottamaan XML-sanoman, eikä laskua tarvitse erikseen tulostaa tai skannata.

Sähköisellä laskulla viitataan yleensä samaan asiaan kuin verkkolaskulla. Toisinaan sähköiseen laskuun ymmärretään kuuluvaksi myös sähköpostitse välitetty lasku.

E-laskulla tarkoitetaan kuluttajan verkkopankkiinsa saamaa sähköistä laskua.

OmaPosti-lasku on puolestaan Postin/Itellan tarjoama palvelu kuluttajille.

(Mikäli lasku päätyy toiveiden vastaisesti vastaanottajan OmaPostiin, vastaanottajan tulee olla suoraan Postiin yhteydessä.)

Maventan kautta voi lähettää verkko-, sähköposti- ja paperilaskuja.

Mikäli laskulla oleva verkkolaskuosoite puuttuu tai ei löydy Maventan reititystiedoista, Maventan järjestelmä valitsee automaattisesti vaihtoehtoisen tavan toimittaa lasku.

Ensin Maventa etsii verkkolaskuosoitetta vastaanottajalle seuraavasti:

1. Etsimällä vaihtoehtoista verkkolaskuosoitetta reititystiedoistamme laskulla olevan vastaanottajan Y-tunnuksen perusteella.
2. Jos tiedoistamme löytyy useita mahdollisia verkkolaskuosoitteita Y- tunnuksen perusteella Maventa tutkii seuraavaksi onko jokin osoitteista sellainen, jossa sekä Y-tunnus että yrityksen nimi täsmäävät tarkalleen lähettäjän ilmoittamaan vastaanottajan Y-tunnukseen ja nimeen.
3.Jos täsmää, Maventan järjestelmä lähettää laskun sinne.
4. Jos ei, tai jos ei löydy yhtään osoitetta vastaanottajalle, laskua ei voida lähettää verkkolaskuna.

Mikäli toimitus verkkolaskuna on ainoa mahdollinen/sallittu toimitustapa (laskulle on annettu sekä OVT-tunnus, että operaattoritunnus) lasku joutuu virhe-tilaan ja asiakkaalle lähtee virheviesti. Muussa tapauksessa laskulle etsitään vaihtoehtoinen toimitustapa:

1. Sähköpostitse, mikäli vastaanottajalle on annettu sähköpostiosoite laskulla
2. Postitse, mikäli lähettäjä on ottanut tulostuspalvelun käyttöön tarvittavassa laajuudessa (Suomi / EU / maailmanlaajuinen) ja vastaanottajalle löytyy kaikki tarvittavat osoitetiedot laskulla (katuosoite, postinumero, -toimipaikka, maa)

Verkkolaskut ja sähköpostilaskut toimitetaan perille yleensä muutamassa minuutissa. Palvelimien ollessa ruuhkaisia, voi välitys kestää hieman pidempäänkin. Pankkiverkon kautta laskut toimitetaan viimeistään seuraavana arkipäivänä.

Tulostuspalveluun lähetetyt laskut siirtyvät Maventasta tulostukseen tulevan yön aikana, jonka jälkeen ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta (huom. koskettaa vain ulkomaan kirjelähetyksiä).

Maventan tukemat operaattorit ja niiden tunnukset löydät täältä.