Skannauspalveluun voi lähettää laskuja sähköpostitse sekä postitse. Skannauspalvelu käsittelee vain laskuja, eli maksumuistutukset, tilausdokumentit jne. välitetään asiakkaalle palautusosoitteeseen. Jotta aineisto tulkitaan laskuksi, tulisi aineistolta löytyä ainakin nämä tiedot:
- Laskun tyyppi (lasku, hyvityslasku, invoice, credit note jne.)
- Laskun numero
- Tilinumero
- Loppusumma
Mikäli jokin näistä tiedoista puuttuu laskulta, saattaa lasku ohjautua asiakkaan palautusosoitteeseen.
Skannausosoitteet
Sarjanumero on y-tunnus ilman väliviivaa:
invoice-sarjanumero@kollektor.fi
tai
Yrityksen nimi
Sarjanumero
PL 100
80020 Kollektor Scan
Esimerkiksi, jos y-tunnuksenne on 1234567-8, skannauspalvelunne on:invoice-12345678@kollektor.fi
tai
Firma Oy
12345678
PL 100
80020 Kollektor Scan
Paperisia laskuja voi lähettää postitse seuraavilla ohjeilla:
- HUOM! Sarjanumeron sekä vastaanottajan nimen tulee olla myös laskun osoitekentässä, ei ainoastaan kirjekuoressa
- Lasku(t) postitetaan yhdessä kirjekuoressa liitteineen, eli monisivuista laskua ei saa jakaa useampaan kirjekuoreen. Samaan kirjekuoreen voi laittaa useampia laskuja
- On erittäin tärkeää, että vain lasku/laskut ja siihen liittyvät liitteet ovat kirjekuoressa
- Käytä värinä vain mustaa ja tulosta korkealaatuisella tulostimella
- Laskun sivuja ei saa nitoa yhteen
- Laskun loppusumman on oltava näkyvissä
- Laskun kuvan tulee olla pystysuunnassa, ei vaakatasossa.
PDF-laskuja voi lähettää sähköpostilla seuraavilla ohjeilla:
- Laskujen tulee olla sähköpostissa liitetiedostoina. Laskun kuva tulee olla ensin ja liitteet järjestyksessä seuraavina.
- PDF-laskuilla sarjanumeron ei tarvitse olla osoitekentässä, sillä käytetty sähköpostiosoite riittää tunnistamaan laskun vastaanottajan
- Yksi lasku per tiedosto, joka sisältää yhden laskun kaikki sivut liitteineen
- Monta laskua voidaan lähettää yhdessä sähköpostiviestissä. Kaikilla tiedostoilla tulee olla oma nimi
- Yksi sähköposti voi maksimissaan olla 10Mb
- PDF-tiedostojen tulee olla aitoja PDF-dokumentteja versio 1.3 tai uudempi
- PDF-tiedostot eivät saa olla lukittuja tai salasanalla suojattuja(esim. turvapostilla lähetettyä laskua ei skannata)
- Dokumentin ulkomitta voi olla maksimissaan 210 x 297 mm
- Liitteen nimi ei saa sisältää kuin tavallisia kirjoitusmerkkejä, a-z, A-Z, 0-9. Alaviivat, väliviivat sekä välilyönnit ovat sallittuja.
Skannauspalveluun saapuvien dokumenttien käsittely:
- Mikäli saapuvassa laskussa ei ole sarjanumeroa, siinä on väärä sarjanumero tai sarjanumero on puutteellinen, se lisätään laskulle. (sarjanumeron lisäys voimassa olevan hinnaston mukaan.)
- Mikäli skannauspalveluun saapuu tilausdokumentti, huomautus- tai perintäkirje, välitetään se vastaanottajalle sähköpostitse (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
- Mikäli skannauspalveluun saapuu paketti tms., lähetetään se vastaanottajalle postitse (edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
- Kaikki skannauspalveluun saapuvat mainokset, katalogit yms. tuhotaan.
- Katso lisätietoa: Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback