Skannauspalveluun voi lähettää laskuja sähköpostitse sekä postitse. Skannauspalvelu käsittelee vain laskuja, eli maksumuistutukset, tilausdokumentit jne. välitetään asiakkaalle palautusosoitteeseen. Jotta aineisto tulkitaan laskuksi, tulisi aineistolta löytyä ainakin nämä tiedot:

  1. Laskun tyyppi (lasku, hyvityslasku, invoice, credit note jne.)
  2. Laskun numero
  3. Tilinumero
  4. Loppusumma

Mikäli jokin näistä tiedoista puuttuu laskulta, saattaa lasku ohjautua asiakkaan palautusosoitteeseen.

Skannausosoitteet

Sarjanumero on y-tunnus ilman väliviivaa:
invoice-sarjanumero@kollektor.fi
tai
Yrityksen nimi
Sarjanumero
PL 100
80020 Kollektor Scan
Esimerkiksi, jos y-tunnuksenne on 1234567-8, skannauspalvelunne on:invoice-12345678@kollektor.fi
tai
Firma Oy
12345678
PL 100
80020 Kollektor Scan

Paperisia laskuja voi lähettää postitse seuraavilla ohjeilla:

  • HUOM! Sarjanumeron sekä vastaanottajan nimen tulee olla myös laskun osoitekentässä, ei ainoastaan kirjekuoressa
  • Lasku(t) postitetaan yhdessä kirjekuoressa liitteineen, eli monisivuista laskua ei saa jakaa useampaan kirjekuoreen. Samaan kirjekuoreen voi laittaa useampia laskuja
  • On erittäin tärkeää, että vain lasku/laskut ja siihen liittyvät liitteet ovat kirjekuoressa
  • Käytä värinä vain mustaa ja tulosta korkealaatuisella tulostimella
  • Laskun sivuja ei saa nitoa yhteen
  • Laskun loppusumman on oltava näkyvissä
  • Laskun kuvan tulee olla pystysuunnassa, ei vaakatasossa.

PDF-laskuja voi lähettää sähköpostilla seuraavilla ohjeilla:

  • Laskujen tulee olla sähköpostissa liitetiedostoina. Laskun kuva tulee olla ensin ja liitteet järjestyksessä seuraavina.
  • PDF-laskuilla sarjanumeron ei tarvitse olla osoitekentässä, sillä käytetty sähköpostiosoite riittää tunnistamaan laskun vastaanottajan
  • Yksi lasku per tiedosto, joka sisältää yhden laskun kaikki sivut liitteineen
  • Monta laskua voidaan lähettää yhdessä sähköpostiviestissä. Kaikilla tiedostoilla tulee olla oma nimi
  • Yksi sähköposti voi maksimissaan olla 10Mb
  • PDF-tiedostojen tulee olla aitoja PDF-dokumentteja versio 1.3 tai uudempi
  • PDF-tiedostot eivät saa olla lukittuja tai salasanalla suojattuja(esim. turvapostilla lähetettyä laskua ei skannata)
  • Dokumentin ulkomitta voi olla maksimissaan 210 x 297 mm
  • Liitteen nimi ei saa sisältää kuin tavallisia kirjoitusmerkkejä, a-z, A-Z, 0-9. Alaviivat, väliviivat sekä välilyönnit ovat sallittuja.

Skannauspalveluun saapuvien dokumenttien käsittely:

  • Mikäli saapuvassa laskussa ei ole sarjanumeroa, siinä on väärä sarjanumero tai sarjanumero on puutteellinen, se lisätään laskulle. (sarjanumeron lisäys voimassa olevan hinnaston mukaan.)
  • Mikäli skannauspalveluun saapuu tilausdokumentti, huomautus- tai perintäkirje, välitetään se vastaanottajalle sähköpostitse (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
  • Mikäli skannauspalveluun saapuu paketti tms., lähetetään se vastaanottajalle postitse (edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
  • Kaikki skannauspalveluun saapuvat mainokset, katalogit yms. tuhotaan.
  • Katso lisätietoa: Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely





Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.